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大连海事大学关于查借阅人事档案的规定 日期:2014-10-20 15:35:02

为进一步加强人事档案的管理,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》以及交通运输部的有关规定,结合我校实际情况,特制定本规定。

   一、查借阅事由

  1因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、出国、福利待遇、治丧等需要查阅人事档案。

  2政法、安全、保卫等部门因侦查、审理和取证,必须通过人事档案取得旁证材料的,可查阅有关人事档案材料。 

   二、查借阅人员范围

1查借阅人事档案人员必须是党员干部。

   2.任何人不得查借阅本人及其直系亲属档案。

   3.除人事、组织干部确因工作需要,任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案。

   4.为便于档案利用、管理和保证档案安全以及保护国家机密和个人隐私,各单位(部门)日常接触人事档案的人员应限定在一定范围。

5.外单位人员因工作需要查阅档案者,须经组织人事部门签批同意,并出具介绍信和个人有效身份证件后,方可查阅。

三、查借阅手续

  1.部门查借阅干部人事档案,须填写《大连海事大学人事档案查阅审批表》或《大连海事大学人事档案借阅审批表》,经组织人事部门审批同意后方可查借阅。人事档案工作人员验明阅档人有效证件后,请其在相应簿册上登记并将档案交其在馆查阅,同时档案管理人员需全程陪同。

2教职工个人因公证、出国、职称等需要查阅档案时,应按照审批表中申请的查阅内容,由档案工作人员提供档案相关内容,不允许个人查看其它信息。

四、查借阅要求

1.查阅人事档案一般限在人事档案阅览室。

2.阅档人应严格遵守保密制度,保证档案的安全不得擅自向他人泄露、公布档案内容。

3查借阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的,必须经组织、人事部门审查批准后才能复制(拍摄)。

4.查借阅人事档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定。对档案内容不得涂改、添注、勾划、折叠,不得随意抽出或增加档案材料。

5.查借阅两卷以上档案时,不得同时打开,以防装错或丢失。如发现档案中有问题,应及时向档案工作人员报告,由档案管理部门按有关规定处理,阅档人不得擅自进行处理。

6.人事档案原则上不外借。如有极特殊情况需要借出时,必须由组织人事部门主管领导审批同意,由人事处指定专人借出并办理借出手续。其他单位(部门)一律不予外借。

7.借出的档案不得转借他人。

   8寒、暑假期间人事档案停止外借,已经借出的档案在放假前如无特殊原因应一律归还入库。

9.借出的档案应于一周内归还,极特殊情况不能按期归还者应向人事档案室说明原因。借出的档案归还时由档案工作人员检查无误后借档人方可离开。

10.对于违犯有关规定者视情节轻重,予以批评教育,直至纪律处分。属于假公济私者,按违犯《中华人民共和国档案法》有关规定予以处理。

五、本规定由组织人事部门商档案馆予以解释。

六、本规定自下发之日起执行。

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